Apa itu TBE (Technical Bid Evaluation) ?

Ketika kita masuk di dunia Oil & Gas project, maka kata "TBE" akan sering kita dengar karena merupakan bagian dari pekerjaan project tersebut. Untuk mengenal lebih jauh, pengertian TBE menurut situs www.theprojectdefinition.com :

Technical Bid Evaluation (TBE) is an evaluation and examination of bidders or subcontractors’ technical bid document or proposals. The TBE includes technical capability including quality, compliance with specifications, operating cost, and performance penalties to meet the project requirement as well as execution capability.  

Perhatikan ada kalimat 'technical' - 'bid' - 'evaluation' yang masing-masing memiliki definisi tersendiri, jadi TBE merupakan dokumen yang merangkum proposal aspek tekhnik dari beberapa vendor untuk dievaluasi oleh si pembeli produk, melalui divisi Engineering. Menjadi pertanyaan apakah bisa dilakukan hanya terhadap satu vendor? Bisa saja, tergantung dari kebjakan si pembeli produk atau memang hanya ada satu vendor yang masuk dalam Approved Vendor List (AVL). Nah muncul lagi istilah baru "AVL", secara bahasa kita dapat menerka maksudnya, yaitu daftar vendor yang disetujui oleh si pembeli atau contoh kali ini ialah perusahaan Oil & Gas, seperti PERTAMINA, PETRONAS, CHEVRON, dsb. Mereka memiliki AVL agar produk-produk yang dibeli benar-benar berasal dari pabrikan yang sudah teruji dan berkualitas. 

Secara praktis tahapan pengerjaan dokumen TBE adalah sbb:

1. Pastikan technical specification yang digunakan sebagai referensi
Contoh technical specification untuk dokumen Piping seperti Piping Material Specification/Class, Valve Specification, Valve Datasheet dan Piping Specialty (SP) Item Datasheet.

2. Buat tabulation sheet untuk dikirim ke setiap vendor
Biasanya tabulation sheet atau worksheet dibuat dalam bentuk Ms Excel. Formatnya dibagi beberapa kolom dengan setiap kolom berisi kategori deskripsi produk, kolom Requirement (berdasarkan spesifikasi project), kolom spesifikasi yang ditawarkan vendor, kolom Status dan kolom Remark. Konten deskripsi yang dipilih berdasarkan jenis produk yang akan dibeli. Contoh tabulation sheet untuk produk ball valve seperti pada gambar dibawah: 

   
3. Kirimkan technical dokumen ke Procurement untuk disebarkan ke beberapa vendor
Setelah format tabulation sheet selesai dibuat, kemudian diisi kolom "Requirement" sesuai dengan Spesifikasi Project yang telah disyaratkan. Tahapan selanjutnya adalah mengirimkan tabulation tersebut ke department Procurement agar segera difollow-up melalui buyer kepada beberapa bidder/vendor.

4. Verifikasi tabulation sheet dari Vendor
Tabulation yang sudah dikirimkan ke Vendor akan direview dan diisi oleh mereka sesuai spesifikasi produk yang dimiliki. Namun tidak jarang akan ada beberapa perbedaan spesifikasi antara yang disyaratkan (requirement)  dengan yang ditawarkan oleh vendor atau istilahnya disebut Deviasi.

5. Gabungkan tabulation sheet dari seluruh vendor 
Setelah menerima dari setiap vendor, maka dipastikan terlebih dahulu bahwa manufacturer yang disyaratkan sudah sesuai AVL. Jika sudah, selanjutnya kita gabungkan beberapa vendor dalam satu tabulation sheet.

Contoh Tabulation sheet di atas terdapat kolom "Status" yang biasanya terdiri atas beberapa point dibawah, namun bisa saja berbeda tergantung kebijakan Client.

- Accepted
artinya spesifikasi yang ditawarkan vendor sesuai dengan requirement.

- Rejected 
artinya spesifikasi yang ditawarkan vendor tidak sesuai dengan requirement dimana kualitas spesifikasi yang ditawarkan lebih rendah.

- Clarification
artinya vendor perlu klarifikasi lebih lanjut ke pihak manufacturer. Contohnya informasi masa produksi sampai ke tujuan (delivery time).

- Subject to Company Approval
artinya spesifikasi yang ditawarkan vendor tidak sesuai dengan requirement dimana perlu ada konfirmasi dan persetujuan lebih lanjut dari pihak Client. Contohnya, requirement untuk fire test specification adalah dilakukan berdasarkan API 6FA aau API 607. Tetapi dari Vendor hanya mengisikan "Fire Safe by Designed" yang artinya tidak perlu ditest lagi karena didesain dengan kebutuhan tahan api.

Pada baris terbawah disebutkan hasil dari tabulasi dari setiap vendor apakah "Accepted" atau "Accepted dengan catatan" atau bahkan "Rejected"

6. Kirimkan ke Client
Terakhir dokumen TBE dikirimkan ke Client untuk di-review dan di-comment.